Proyectos
Dedicados durante décadas a recoger y conservar el inmenso patrimonio documental que ofrecemos a la sociedad.
Digitalización de fondos sacramentales
Tras muchas reflexiones, nuestra Diócesis, junto con sus homólogas de la Comunidad Autónoma Vasca, firmó en el año 2000 con la Consejería de Cultura del Gobierno Vasco —cuyo sincero interés y valiosa ayuda agradecemos a través de estas líneas— un Convenio de Colaboración para la Digitalización de los Archivos Históricos Diocesanos, que permitirá al público consultar a través de internet las Guías de fondos y series sacramentales así como los Índices de registros sacramentales de los fondos anteriores al siglo XX.
Desde que iniciamos nuestra andadura en este ambicioso proyecto, hemos emprendido y desarrollado una muy diversa serie de actividades agrupadas en los siguientes apartados:
Catalogación
Se están catalogando los fondos de este Archivo siguiendo las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF), a través de una base de datos en formato File Maker. En la actualidad este catálogo informatizado cuenta con más de 25.000 registros y sigue ampliándose. A fecha de hoy sólo pueden consultarse por internet los registros de la documentación sacramental.
Digitalización
Los técnicos de la empresa GUDAT, perteneciente al grupo GUREAK, han realizado la digitalización de los fondos históricos sacramentales. Para evitar el deterioro de los documentos originales, este proceso se ha llevado a cabo empleando sus copias microfilmadas, que contienen aproximadamente 700.000 imágenes. A fecha de hoy no todos los registros sacramentales cuentan con su copia de microfilm por lo que conforme a lo estipulado serán digitalizados.
Revisión de rollos de microfilm
Para asegurarnos de la fidelidad de las copias digitalizadas, hemos contrastado los contenidos de los libros originales con sus copias microfilmadas, revisando todos los folios y fotogramas, uno a uno, para verificar que no falte ninguna de las partidas sacramentales y que su lectura sea de una calidad similar a la del documento original. En definitiva, se trataba de la ingrata pero fundamental tarea de detectar posibles errores que pudieran dificultar las labores de digitalización.
Indización
Conforme al citado Convenio, llevamos desde el año 2000 elaborando índices de las partidas sacramentales históricas de Gipuzkoa, es decir, de todos aquellos registros de Bautismos, Matrimonios y Defunciones anteriores al siglo XX, lo que supone un total de cientos de miles de registros sacramentales.
Para agilizar este proceso hemos optado por no indizar las partidas de Confirmación, debido a la escasez de datos que contienen. Consideramos que estos índices facilitarán enormemente a los usuarios la búsqueda de las partidas sacramentales.
Sistema Informático de Gestión
Para facilitar el trabajo diario de este Archivo y adecuarnos a las exigencias de este proyecto, hemos elaborado, tras muchos análisis, un sistema de gestión informatizado llamado Arinka que aglutina una variada serie de labores propiamente archivísticas (Catálogo, Indización, Biblioteca Auxiliar, etc.) y administrativas, de atención al usuario (Sistema de Cita Previa, Fichero de Investigadores, Peticiones de documentos, Solicitudes reprográficas…), permitiendo a quien lo desee la consulta de algunos de nuestros instrumentos de descripción (Guías, Inventarios, Catálogo e Índices de Registros Sacramentales).
