Normativa para Préstamo de documentos para exposiciones

Petición de préstamo

El responsable de la entidad organizadora de la exposición deberá solicitar por escrito, con al menos un mes antes de la fecha previsible de salida, el préstamo de los documentos que desee exponer dirigiéndose a la dirección del Archivo Histórico Diocesano e indicando en la solicitud: quién organiza la exposición, el título, las fechas de exposición y lugar donde se pretenden mostrar las piezas documentales.

Informe de la Dirección del Archivo

Teniendo en cuenta el estado de conservación de los documentos solicitados, importancia patrimonial y las circunstancias que incurren en el montaje de la exposición, la dirección del Archivo Histórico emitirá un informe, favorable o no, al préstamo.

Según lo dispuesto en el artículo 13 de la Normativa de Funcionamiento del citado Archivo, los documentos sólo pueden salir del Archivo con el beneplácito de la autoridad competente, en este caso, por la Vicaría General. Él será quien, examinado el informe del Director del Servicio de Archivos y Bibliotecas del Obispado, otorgue o deniegue la autorización para la salida de los documentos.

Seguro

Toda pieza documental que salga del Archivo, excepto cuando la propia Diócesis o centro de su dependencia sea la responsable de la organización de la muestra, debe estar protegida durante el transporte y la totalidad que dure la exposición, por una póliza de seguro.

La Dirección del Archivo fijará el valor de cada una de las piezas objeto del préstamo. Esta valoración será incluida en el informe previo a la autorización o Acuerdo de Cesión Temporal. La entidad organizadora contratará con una empresa de seguros a su elección, la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado.

Antes de retirar del Archivo los documentos, la entidad organizadora deberá entregar en éste junto a la autorización de salida o Acuerdo de Cesión Temporal, el certificado del seguro.

Acta de entrega

Los documentos prestados serán retirados del Archivo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un Acta de entrega. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, se indicará en ella el estado de conservación de los documentos cedidos temporalmente.

Embalaje y transporte

Los gastos de embalaje y transporte correrán a cuenta de la entidad organizadora de la muestra, siendo el propio personal del Archivo quien embale las obras antes de la salida del Centro.

Duración de las exposiciones

El tiempo máximo de préstamo no excederá de seis meses a contar a partir de la fecha de la firma del Acuerdo de Cesión Temporal.

Restauración

Si por el estado de conservación de las piezas fuera preciso someterlas a algún proceso de restauración, se realizaría cargando los gastos a la entidad prestataria.

Medidas de conservación

La entidad organizadora de la exposición está obligada a garantizar la seguridad y conservación de los documentos expuestos mediante:

• Vigilancia permanente contra robos
• Sistemas de detección y extinción de incendios
• Control de la:
  • Humedad ambiental (la humedad relativa debe oscilar entre los 50 y 60%)
  • Temperatura (entre los 16 y 20º C) y
  • Luz (iluminación artificial indirecta en torno a 50 lux), e
• Instalación de las piezas en vitrinas cerradas, pero con la posibilidad de renovación de aire.

Indicación de procedencia y catálogo de la exposición

En la exposición quedará claramente indicada la procedencia de cada pieza documental, haciendo constar su Código de Referencia o Signatura completa (ejemplo: Archivo Histórico Diocesano de San Sebastián/DEAH/F06.011//1088/001-02). Si para dicha exposición se realizase alguna publicación o catálogo se indicaría, de forma idéntica, su Código de Referencia. Tres ejemplares de esta publicación deberán ser enviados al Archivo Diocesano.

Reproducción de los documentos

Queda prohibida la reproducción de los documentos prestados sin la debida autorización, escrita, diocesana. La reproducción de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual, queda regulada por dicha ley.

Devolución

Concluida la exposición, los documentos prestados serán devueltos, antes del máximo permitido de los seis meses citados, al Archivo Histórico Diocesano en las debidas condiciones de embalaje y transporte. Al recibir los documentos y una vez revisado el estado de conservación de los documentos devueltos, se firmará el Acta de Recepción correspondiente.

Si se hubiere producido alguna incidencia, daño o desperfecto, se haría constar en dicho acta y exigiría la responsabilidad a que hubiere lugar.

Firma del acuerdo de cesión temporal o préstamo

Teniendo en cuenta el informe del Director del Servicio de Archivos y Bibliotecas, el Obispado de San Sebastián, como titular del fondo documental prestado, y el Responsable de la entidad organizadora firmarán un Acuerdo de Cesión Temporal en las condiciones establecidas, a partir del cual, cumpliendo todos los requisitos, los documentos requeridos serán cedidos al personal acreditado de la entidad organizadora objeto de la exposición.