Arautegia dokumentuen mailegua arautzeko erakusketetan
Donostiako Gotzaindegiak elizbarrutiko egoitzetan gordeta dauden dokumentu historikoen zabalkunde handiagoa eta egokiagoa bultzatzeko asmoz, erakusketetarako maileguen aukera aztertzen ari da, kultura hedatzeko bide egokitzat hartuz.
Jakin badakigu dokumentuen manipulazioak, instalazioa eta garraioak batzuen galtzea edo hondatzea ekar dezakeela, eta hori dela-eta, Gotzaintzak ondoren azalduko dugun ARAUTEGIA idatzi du, ahal den neurrian arriskua gutxitzeko edo ekiditeko.
Maileguaren eskaera
Erakusketa antolatzen duen erakundeak dokumentuen irteera baino hilabete aurretik gutxienez, maileguaren eskaera idatziz egin beharko du, hau Elizbarrutiko Artxibo Historikoko zuzendariarengana zuzenduz eta zera zehaztuz: erakusketaren antolatzailea, titulua, datak eta dokumentuak erakutsi nahi diren lekua.
Artxiboko zuzendaritzaren txostena
Elizbarrutiko Artxibo Historikoko Zuzendaritzak aldeko edo kontrako txostena idatziko du ondorengo hauek kontuan hartuta: eskaturiko dokumentuen kontserbazio egoera, ondasunaren balioa eta erakusketaren muntaiaren inguruko zehaztasunak.
Artxiboko Jardunbidearen Arautegiko 13. artikuluaren arabera, dagokion agintearen baimenaz soilik atera daitezke dokumentuak; kasu honetan, Bikaritza Nagusia. Beraz, bere esku dago dokumentuak ateratzeko baimena ematea ala ukatzea, Gotzaindegiko Artxibo eta Liburutegi Zerbitzuaren Zuzendariaren txostena aztertu ondoren.
Asegurua
Artxibotik ateratzen den dokumentu oro aseguru poliza batez babestua egon behar du garraiorako eta erakusketak irauten duen bitartean; Elizbarrutia bera edo bere menpeko zentroren batek erakusketa antolatzen duenean salbu.
Artxiboko Zuzendaritzak finkatuko du dokumentu ale bakoitzaren balorea. Balore hau baimena edo aldi baterako mailegu akordioa eman aurretik egiten den txostenean azalduko da. Antolatzaileek beraiek aukeraturiko aseguru enpresa batekin egingo dute aurreikusitako balorearen gaineko poliza.
Artxibotik dokumentuak atera aurretik, antolatzaileek bertan entregatu beharko dute ateratzeko baimena edo Aldi Baterako Mailegu- Akordioa, eta aseguruaren ziurtagiria.
Emate-agiria
Maileguan utzitako dokumentuak Artxibotik jasoko ditu behar bezala kreditatuta datorren pertsonak, Emate-agiria sinatu ondoren. Beharrezkoa balitz, agiri horretan bertan zehaztuko litzateke aldi baterako utzitako dokumentu horien kontserbazio egoera.
Enbalajea eta garraioa
Enbalaje eta garraio gastuak antolatzaileen kontura joango dira, baina Artxiboko pertsonalak bilduko ditu dokumentuak Zentrotik atera aurretik.
Erakusketen iraupena
Mailegua gehienez sei hilabetekoa izango da, Aldi Baterako Mailegu-Akordioa sinatzen den egunetik aurrera kontatuta.
Zaharberritzea
Utzitako materialaren egoerak zaharberritzea eskatuko balu, lanen gastuak dokumentuak erabili dituen erakundearen gain joango lirateke.
Kontserbatzeko neurriak
Erakusketa antolatzen duen erakundeak dokumentuen segurtasuna eta kontserbazioa bermatu behar du. Horretarako ondoren zehazten ditugunak izango ditu kontuan:
- Lapurketen aurka zainketa iraunkorra
- Suteak detektatu eta itzaltzeko sistemak
- Ondorengo hauek kontrolatu beharko ditu:
- Giroaren hezetasuna (hezetasuna %50-60koa izan behar du)
- Tenperatura (16-20 gradu bitartekoa)
- Argitasuna (argitasun artifiziala, zeharkakoa, 50 lux-ekoa gutxi gorabehera)
- Materialak bitrina itxietan jartzea, baina airea berritzeko aukerarekin.
Materialaren jatorria zehaztuko da erakusketan eta katalogoetan
Erakusketan garbi adierazi beharko da material bakoitzaren jatorria, hau da, duen Erreferentzi kodea edo Signatura osoa (adibidez: Donostiako Elizbarrutiko Artxibo Historikoa/DEAH/F06.011//1088/001-02). Erakusketa dela-eta katalogoren bat argitaratuko balitz gauza bera egingo litzateke, hots, Erreferentzi Kodea adieraztea. Kasu horretan, argitalpenaren hiru ale bidali beharko dira Elizbarrutiko Artxibo Historikora.
Dokumentuak erreproduzitzea
Debekatuta dago utzitako materiala erreproduzitzea baimenik gabe: aipatu baimena idatziz jaso behar da, eta Gotzaindegitik emana. Jabego Intelektualaren Legearen menpe dauden obrak erreproduzitzeko legeak arautzen duena beteko da.
Itzulketa
Erakusketa bukatuta, utzitako materialak itzuliko dira Elizbarrutiko Artxibo Historikora, baimendutako sei hilabeteko epe hori bete aurretik, behar bezala enbalatuta eta garraio egokia erabiliz. Dokumentuak jaso eta horien egoera aztertu ondoren, Jasotze-agiria sinatuko da.
Zerbait gertatu izan balitz, dokumenturen bat hondatuta edo, agiri horretan jasoko da, eta dagokionari eskatuko zaio erantzukizuna.
Aldi baterako mailegu-akordio edo maileguaren sinadura
Elizbarrutiko Artxibo eta Liburutegi Zerbitzuaren Zuzendariaren txostena kontuan izanik, alde bietako ordezkariek, hau da, Donostiako Gotzaindegiak, utzitako dokumentu fondoaren jabe bezala, eta erakusketa antolatzen duen erakundearen Arduradunak Aldi Baterako Mailegu-Akordiao sinatuko dute ezarritako baldintzetan. Hortik aurrera, baldintza guztiak bete ondoren, eskaturiko dokumentuak erakusketaren erakunde antolatzaileak kreditatutako pertsonari utziko zaizkio.
Artxibo eta Liburutegi Zerbitzuaren Zuzendaria
Donostiako Gotzaindegia
