logo

Sarrera

Elizbarrutia osatzen duten parrokia, erakunde, ordezkaritza edo idazkaritza askoren eguneroko jardunean agiri eta dokumentu anitz sortzen da, bere egitekoaren lekuko objektiboak, hain zuzen.

Baina, agiri horiek guztiak jaso behar al dira? Ala batzuk bakarrik? Eta nola jaso behar dira? Euskarri informatikoan eginiko lanak artxibagarriak al dira? Izaera ofiziala al daukate? Artxiboko dokumentuak, eskatzen dituen orori utzi behar al zaizkio? Asko dira gai honen inguruan egunero sortzen diren zalantzak. Egoera honen aurrean, eta irizpide bateraturik ez dagoenez, bakoitzak egokien iruditzen zaion irtenbidea aukeratzen du. Baina ez beti zuzenena.

Horretaz guztiaz jabeturik, eskuarteko Arautegia egin dugu, gure helburu nagusiak nolabait finkatzeko asmoz:

  • gure artxiboko dokumentuak nola sortu, zaindu, kudeatu eta administratu behar diren adierazteko, eta
  • gai honen inguruko jarduera-irizpideak bateratzeko.

Asmo hori gogoan, Donostiako Elizbarrutian gai honen inguruan aplikatu beharreko Arauak eskaintzen dizkizuegu jarraian.

1.Definizioa

Artxiboa esatean, zera adierazi nahi dugu:

  • Dokumentuak zaintzeko leku edo espazio egokia
  • Dokumentu multzo antolatua, euren data, forma edo euskarri materiala edozein delarik ere. Dokumentu horiek pertsona edo erakunde batek bere jardunean zehar modu naturalean sortu eta metatu edo pilatu ditu, eta bere jardunaren lekuko edo informazio gisa erabiltzeko gordetzen ditu.

2.Antolakuntza

  • 2.1Sorkuntza eta zaintza: Dokumentuak sortzen dituen unitate orok - erakunde, talde edo bulegoa izan- bere artxibo propioa izan behar du, eta arretaz zein arduraz zaindu1. Horretarako, leku egoki bat aukeratuko du (armairu edo gela bat).
  • 2.2Dokumentuen sailkapena: Dokumentuak erakundearen antolakuntza kontuan hartuta sailkatu behar dira. Horretarako, Sailkapenen Taula labur edo gutxienez orokor bat egin beharko da, aipaturiko erakunde sortzailearen egitura eta antolakuntzaren arabera.
  • 2.3Garbiketa: Igorritako edo jasotako dokumentu guztiak ez dira nahitaez betierekoak izango. Argi eta garbi inolako baliagarritasun edo garrantzirik ez dutenak ezabatu egin behar dira.
  • 2.4Koadernaketa: Banakako karpetatxoetan taldekatzea gomendatzen da, eta ahal izanez gero, atal komun bat osatzen duen agiri, gai edo espediente guztiak koadernatzea (Adib.: Zaharberritze espedienteak, Urteko jarduerak, Memoria Ekonomikoak, Korrespondentzia orokorra, etab.). Artxibatzeko kaxa estandarrak erabiltzea gomendatzen dugu. Kartoizkoak dira egokien eta ekonomikoenak. Erabat baztertu behar dira bai zurezkoak -pipien arriskuagatik-, bai plastikozkoak -orriak ez direlako behar bezala aireztatzen-.
  • 2.5Jabetza Instituzionala: Kargu baten jardunean sorturiko edo jasotako dokumentu oro, izenduna izanda ere, ez da jabetza pertsonalekoa, ordezkatzen duen edo ordezkatua izan den erakunde edo instituzioarena baizik. Horregatik, ondo desberdindu behar dira izaera txit pertsonala duten gaiak, eta beste edozein arazo edo gai administratibo zein pastoralarekin loturik daudenak1.
  • 2.6Transferentzia: Elizbarrutiko liburu eta/edo dokumentuak, parrokiakoak izan edo ez, 75 urteko aintzinatasuna gainditzen dutenean, printzipioz Elizbarrutiko Artxibo Historikora lekualdatu eta gordailatu behar dira, edota berezitasun horren berri eman Artxibategiko arduradunari, 943 212 000 telefonora deituz.

3.Agiriak osatzea

  • 3.1Liburu ofizialen irekiera eta itxiera: Beharrezkoa da liburu ofizial orori hasiera eta amaiera ematea (sakramentuetakoak, aktak, etab.). Liburuari hasiera emateko, lehenengo orrialdean adierazi behar da labur-labur egitate hau. (Adib.: Gaurko egunez, nik... (erakundearen izena)ko... (kargua) gisa, "..." izenburua duen liburuari hasiera ematen diot, ondoko... orri zenbakidun honetan. (Lekua)an, 2003ko ...aren ...(e)an. Gauza bera amaiera emateko, baina idatzitako azken orriaren hurrengoan egin beharko da. Kasu batean zein bestean, dagokion orrian data jarri, sinatu eta zigilatu behar da.
  • 3.2Boligrafoaren erabilera: Eskuizkribuak tintadun boligrafoz edo luma estilografikaz idatzi behar dira, eta inoiz ez errotuladore edo antzekoekin, hauen arrastoa denborarekin desagertu egiten delako. Tintak, ordea, iraun egiten du.
  • 3.3Zuriuneak: Formulario, laburpen edo ziurtagiriren bat egiterakoan, eskaturiko daturen bat ezagutzen ez bada, espazioa nahiz bazterreko oharrak ez dira zuriz utzi behar; aitzitik, diagonalean eginiko lerro batez gurutzatu behar dira, balizko manipulazioak ekiditearren.
  • 3.4Orri zuriak: Liburu baten barruan nahigabe orri bat edo batzuk zurian gelditu baldin badira, diagonalean eginiko lerro bakar batez estaliz baliogabetu behar dira.
  • 3.5Hutsuneak: Agiri bat idazterakoan edo betetzerakoan hutsuneren bat eginez gero, ez dira hizkiak berriro gainean idatzi behar, ezta zirrimarratu edo "tipex" erabili ere. Aitzitik, oker idatzitako hitza edo hitzak baliogabetu egin behar dira, gainean lerro zuzen bat eginez eta parentesi artean mugatuz, eta ondoren, betiere orri-oinean, zuzenketaren baliogarritasuna adierazi "Balio du" hitzak erabiliz, eta oharra sinatuz. Horrela egingo ez balitz, zalantzan jarri ahal izango litzateke bere egiazkotasuna.
  • 3.6Sinadurak: Dokumentu ofizialetan zigilu-marka ez da sinadura gisa onartuko. Agiria eskuzko sinadurarekin -irakurgarria izatea gomendatzen da- eta erakundearen zigiluarekin bakarrik baliozkotuko da.
  • 3.7Zigilatzea: Zigilatzeko tanpoiarentzat tinta ubela edo urdina erabiltzea gomendatzen da. Honek, jatorrizko agirien eta kopien arteko nahasmena saihestuko du. Zigiluaren arrastoak sinaduraren edo testuaren hein bat harrapatzea gomendatzen da, balizko manipulazioak ekiditearren.
  • 3.8Fotokopiak: Kontuan izan behar da denborarekin fotokopien testua desagertu egiten dela; beraz, ahal den guztietan horren erabilera murriztu egin behar da. Oso baliagarriak dira beraiekin edo horien gainean lan egiteko, artxibatu beharreko jatorrizkoak erabili beharrean. Gainera, fotokopien kalitate baxuak beste agirien iraunkortasuna erasan dezake.
  • 3.9Paper birziklatuaren erabilera: Paper mota hau fotokopiak egiteko, zirriborro gisa idazteko edo lanak egiteko erabil daiteke. Alabaina, ez erabili gorde behar diren agiriak egiteko, ez baitute euren iraunkortasuna bermatzen.
  • 3.10Euskarri informatikoak: Euskarri informatikoan gauzaturiko agiri ofizialak (aktak, aurkibideak, zerrendak, etab.) paperean inprimatu, sinatu, zigilatu eta jaso behar dira. Kontuan izan disketeak nahiz CDak oso erraz honda daitezkeela.
  • 3.11Metalezko grapak eta klipak: Denborarekin, grapa edo klip metalikoekin lotutako agiriak edo orriak hondatu egiten dira. Beraz, horrelako zerbait behar izanez gero, plastifikaturiko klipak, edota, gehienez ere, aluminiozko grapak erabiltzea gomendatzen da - grisak-.

4.Instalazioak

  • 4.1Kokapena: Artxibora xedaturiko lokala soto edo beste edozein leku heze izatea ekidin behar da. Beharrezkoa da aireztatua egotea eta ate zein leihoak ezein ekitaldi bandaliko posibleen aurka babestuta eta segurtatuta egotea.
  • 4.2Altzariak: Dokumentuak armairu edo apal metalikoetan jaso behar dira. Horrela, saguak, pipiak eta hain kaltegarria den hautsa metatzea edo pilatzea saihestuko da. Zurezko armairu edo apalak baldin badaude, tratatu pipien aurkako produktuekin, hauek agiriak ukitu eta zikindu gabe, betiere.
  • 4.3Giltzak: Artxiboko armairuak nahiz gelak giltzapean itxita egongo dira, bertako arduradunaren esku.
  • 4.4Ingurumen baldintzak: Dokumentuak argi, bero eta hezetasunetik urruti egongo diren lekuan jaso behar dira3 - hezetasunak %50etik 60ra bitartekoa izan beharko du-. Gehiegizko hezetasunak agiriak lizundu, orbandu eta tolesten ditu, eta gehiegizko lehortasunak liburuen azal eta bizkarrak ezkatzen eta zartatzen.
  • 4.5Su-itzalgailua: Artxiboko agiriak jasotzen diren lekuan su-itzalgailu bat jarri beharko da -hauts zurikoa ahal izanez gero, hauxe delako, beste substantziekin alderatuz gero, orriei kalterik gutxien eragiten dien itzaltzailea-.

5.Kontsulta eta ikerketa

  • 5.1Dokumentuen Irteera / Mailegua: Ahal dela, jatorrizko dokumentuak mailegatzea ekidin behar da4, hondatzea, galtzea edo lapurtzea ekiditearren. Behar izanez gero, denboraldi batean kopia bat jasoko dugu, eta gorabeherak liburu batean idatziko ditugu, dokumentuaren gaiaren aldamenean, nori mailegatu zitzaion eta eskuarteko alea irtendako eta itzulitako datak idatziz. Aipaturiko ekintza, Artxiboko arduradunaren eta dokumentuaren mailegu-hartzailearen sinadurekin baliozkotu behar da.
  • 5.2Isilekotasuna: Elizaren arautegiari jarraituz, arau orokor gisa, azken 75 urteetako dokumentuak ezin izango ditu jendeak libreki kontsultatu5, bereziki sakramentuen erregistroak jasotzen dituztenak, erreserbatuak direlako. Data horretatik aurrera, dokumentu historikotzat hartuko dira, eta, beraz, erabilera irekikotzat.

6.Parrokiako artxiboa

  • 6.1Arduraduna: Artxiboaren arduraduna, Parrokiako Erretorea edo Elizbarrutiko Agintariak izendaturiko Parrokiko Administraria da. Honek apaiz-laguntzaile batengan eskuordetu dezake eginkizun hau.
    • Erantzukizun hori beste pertsona batek izateko, Gotzainaren edo Bikario Nagusiaren idatzizko eskuordetzea beharko da. Elizbarrutiko Autoritateek izendaturiko pertsonak bakarrik daude sakramentu-agiriak sinatzeko legeztatuta. Parrokietako bulego laguntzaileek ez dituzte dokumentu ofizialak sinatu behar, baina transkriba eta/edo ordena ditzakete.
  • 6.2Sakramentuen liburuak: Eskatzen diren datu guztiak, gaur-gaurkoz, eskuz eta ardura osoz bete behar dira, deituraren arabera alfabetikoki ordenaturiko aurkibideak barne. Eskuizkribu hauek bakarrik daukate baliozkotasun ofiziala, ez ordea euskarri informatikoan jasotako sakramentu-agiriek.
  • 6.3Liburuen amaiera: Parrokiako liburuak, baldin eta XX. mende aurrekoak badira eta oraino jardunean badaude, ixtea gomendatzen da eta egungo egitura duten beste batzuei hasiera ematea.
  • 6.4Erreprodukzioak: Behin ere ez zaio utzi behar Artxibotik kanpoko inori -ezta Ikertzaile Txartela izanda ere- sakramentuliburuak zuzenean kontsultatzen, manipulatzen, zati bat edo guztia grabatzen edo erreproduzitzen, duela gutxikoak izateagatik oraindik parrokietan daudenean, dokumentu hauetan jasotzen diren datuek izaera erreserbatua dutelako.
  • 6.5Sakramentuen Ziurtagiriak: Erretoreak edota behar bezala egiaztaturiko ordezkari batek bakarrik egin ditzakete ziurtagiriak edo laburpenak euren nortasuna egiaztatzen edota ziurtagiria behar duenaren baimena aurkezten dutenei. Ziurtagiriak nahiz laburpenak eskuz edo makinaz idatz daitezke, baina betiere Elizbarrutiak duen ereduan eginak behar dute izan, eta Erretorearen edo bere ordezkariaren sinaduraz eta parrokiko zigiluaz baliozkotuak7.
  • 6.6Dokumentuen zuzenketa: Erregistro Zibilean hutsegite, ez-egite edo beste edozein aldaketa egitean, agirietan edozein zuzenketa edo aldaketa egiteko, Bikaritza Nagusiaren baimena beharko da. Gaztelaniazkotik euskarazko baliokidera edota alderantziz aldatzeko kasuak direnean bakarrik zuzendu/aldatu ahal izango du agiria Erretoreak baimenik eskatu gabe, betiere Erregistro Zibilean aipaturiko aldaketa aurrez burutu baldin bada, eta esandakoa gauzatu dela frogatzen duen agiria aurkezten bada.
    • Aldaketa guztiak agirian adieraziko dira, gutxienez aldaketa hori egiaztatzen duen agiriaren erreferentzia idatziz jasoz.
  • 6.7Ezkontza Espedienteak: Ezkontzako Espediente guztiak jaso egin behar dira. Behin urteka taldekatutakoan, hurrenez hurren zenbakitzea gomendatzen da (Adib.: 1/2003, 2/2003, 3/2003...), eta, ondoren, artxiboko kaxa estandar batzuetan jasotzea.
    • Dagokion Bataioko liburuan egin beharreko oharra idatzia izan dela adieraziz jasotzen diren abisuak artxibatu egin behar dira, bakoitza aurretik zenbatua izan den bere Ezkontzako Espedientean.
  • 6.8Partikularren eskuetan dauden dokumentuak: Parrokietako liburu edo dokumentuak, ermita, kofradia eta kontuei dagozkienak batez ere, hauetako idazkari edo partikularren eskuetan daudenak, eskatu eta Parrokiako Artxiboan jaso behar dira derrigorrez. Izan ere, bestelakoan galdu egin daitezke, edota familiak zein jasotzen dituen pertsonak bere jabetza pribatukoak direla esatera irits daiteke.
Donostia, 2015eko abenduaren 9an.
José Ángel Garro Muxika
Artxibo eta Liburutegi Zerbitzuaren Zuzendaria
Donostiako Gotzaindegia

Oharrak

1Elizako artxibategiek Kristautasunaren memoriaren lekuko eta gordailuzain gisa betetzen duten egiteko garrantzitsuaz jabeturik, Zuzenbide Kanonikoaren Kodeak (1983) 486 kan. - § 1 eta 2, 491 kan. - § 1 eta 2, 1284 kan. -§ 2, 9 zb.) agiriak irizpide zientifiko eta artxibistikoen arabera zaintzea aurreikusten du. Oraindik orain, Elizaren Ondasun Kulturaletarako Batzorde Pontifikalak, Elizako Artxiboen eginkizun pastorala (1997) izenburupean helarazitako Gutunean 17, 46-48 eta 58 orr.etan, elizako artxiboek agiriak zaintzearen garrantzia azpimarratzen du, "kristau elkarteen memoria" izanagatik (17. or.).

2Espainiako Elizako Artxiboen Araudia (1976), 2.8.5 art. 16. or.

3Elizaren Kultur Ondarearentzako Batzorde Pontifikalak bere Elizako Artxiboen eginkizun pastorala gutunean (1997), 49. or.an, lokalaren garrantzia azpimarratzen du, bertako tenperatura, hezetasuna, segurtasuna (sute eta lapurreten kontra, bereziki) eta zagoletza edo bijilantzi baldintzei dagokienean egokitua behar duela adieraziz.

4Espainiako Elizako Artxiboen Arautegiak (1976) salbuespen izaera ematen dio maileguari bere 21. or.ko 3.3.3 artikuluan.

5Espainiako Elizako Artxiboen Arautegiak (1976), 17. or. 3.1.6 art. Euskal Autonomia Erkidegoan, Euskal Kultur Ondarearen uztailaren 3ko 7/1990 legeak, bere 60. artikuluan, dio agiri historikotzat hartzen duela 50 urteko antzinatasuna gainditzen duena. Espainiako Ondare Historikoaren ekainaren 25eko16/1985 Legeak, bere 49.3 artikuluan, 40 urtetan ipintzen du aipaturiko muga.

6Zuzenbide Kanonikoaren Kodeko (1983) 535. kanonak, Agiritegi hauek egotearen beharra eta hauen ezaugarriak arautzen ditu.

7Zuzenbide Kanonikoaren Kodearen (1983) 535 § 3 kanonak zera azpimarratzen du: "eliztarren egoera eliztarrari dagozkion ziurtagiriek, balio juridikoa izan dezaketen gainontzeko aktek bezalaxe, erretorearen edo bere ordezkariaren sinadura eta parrokiako zigilua eraman behar dute".

Ikusi argazki guztiak